Бесит! Или главные ошибки в деловой переписке
Атмосфера в рабочей среде ощутимо поменялась за несколько последних лет. Основные изменения затронули, конечно же, способ обмена информацией. У нас появились мессенджеры и тому подобное! А так как мы привыкли, что переписки ведутся в несколько неформальном ключе, то и деловые переписки утратили свою холодную учтивость. Правда, некоторые так этого и не поняли. Пора исправлять оплошности! Узнайте, какие ошибки в деловой переписке бесят ваших коллег.
Эти «коллеги» с тобой только, что смотрели смешной сторис!
Обращение «коллеги» уже немного устарело и применяется разве что в шутливой форме. Мол, коллега, не желаете ли отведать чайку, пока дедлайн сам собой не уберется восвояси! И чаще всего коллега не просто желает, а прямо-таки жаждет. Он еще и укрепить чайочек предложит. А все потому, что компании понимают: работа делается лучше в дружественной обстановке, и официоз – это пустая трата времени и настроения.Поэтому, в ситуации, когда вы 5 минут назад хохотали над какой-то шуткой, а тут в чат вдруг пишете «Коллеги, до завтра нужно закрыть отчет!», получается некий когнитивный диссонанс. Да и само множественное обращение не вызывает радости, так как поди пойми, кто из 10 коллег должен этим самым отчетом заниматься.
Благодарить авансом – значит манипулировать
Вам писали когда-то просьбы, относящиеся к разряду «вне ваших обязанностей»? А добавляли при этом «заранее спасибо»? Бесит, правда? За что, спасибо? Я еще ничего не ответила! Может я не хочу! Да и что значит «может», после вот этого вот «заранее спасибо» я уж точно не хочу! С какой радости?!
«Можешь сделать презентацию к квартальному докладу: она у тебя хорошо получается? Заранее спасибо!»
Подобное словосочетание имеет привкус угла, в который вас загнали. Вроде бы и прозвучал вопрос, но постфактум, вас ставят в известность, что решения уже принято и ваше «быть или не быть» вы можете оставить до лучших времен.
Когда звучит подобный вопрос, то он должен преподноситься, как возможность выбора, черт возьми! Например: «Ты не мог бы мне помочь с презентацией? Если нет времени, то ничего страшного - скажи, я еще в кого-то спрошу!»
Восприятие меняется моментально. Не буду лукавить и говорить, что в этом случае полностью нивелируется манипулирование (после такого вежливого обращения, человеку будет стыдно отказать), но оно хотя бы не столь грубое. Да и выполнять просьбу человек будет с качественно иным настроением.
Срочность – не для сообщений, а для звонков
Сообщения по типу «Срочно!», «Пишу повторно!» очень выводят из себя. А некоторые даже cap lock прописывают, чтобы уж наверняка оценили важность данного сообщения. Тут все просто: если это так срочно – позвони! Серьезно, вы пишете ряд подобных сообщений и ждете немедленного реагирования, а человек просто отошел от компьютера и все – почтовый голубь не долетел!
Если хотите, сообщить что-то срочное, позвоните нужному человеку, ведь звонок телефона он точно услышит, так как тот постоянно находится в его кармане.
Почему нужно менять тон деловых переписок?
Многие руководители до сих пор воспринимают деловые переписки в аспекте старой закалки. А ведь временна меняются! Мы живем в гораздо более быстром ритме, нежели наши предшественники. Для аргумента: те, кто сейчас играют симфонии Баха, по тем же нотам, что и тогда, воспроизводят их на несколько тактов быстрее.
У кого сейчас есть время и желание на никому не нужные расшаркивания? Все хотят быстро и четко сделать свою работу (давайте помечтаем, что этого действительно хотят все) и освободить себе время для других вещей.
Почта и мессенджеры ускорили передачу документов и расширили количество одновременных собеседников, и это здорово! Но не стоит забывать, что текст лишен невербальных возможностей (смайлики и стикеры я таковыми не считаю), а поэтому, писать нужно так, чтобы дружелюбный тон был виден невооруженным взглядом!
Людмила Сарычева
Автор книги «Новые правила деловой переписки»
Когда-то я работала в корпорации и каждый день получала письма. Часть писем было формальным, отстранённым обсуждением рабочих вопросов, где каждый ссылался на правила, считал друг друга идиотами и отстаивал свою правоту. Побеждал тот, кто сошлётся на большее количество правил. Это была страшная потеря времени. Потом до меня дошло: на том конце переписки не идиоты. Это такие же люди, как я: они работают над своими задачами, изо всех сил стараются успевать за планом и просто хотят решить вопрос. Одна эта вещь всё поменяла: я стала писать без претензий, бросила прикрываться правилами и сменила тональность на более дружелюбную. Вопросы стали решаться быстрее и проще. С тех пор я знаю, что относиться к другим, как к идиотам, — непродуктивно, а уважение помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи.
Не бойтесь неформальностей в деловой переписке! Я не говорю, что от нее совсем нужно отказаться – есть много рабочих ситуаций, когда официоз должен присутствовать априори. Но когда дело касаться коллег из вашей компании, не лучше ли установить более дружеские отношения, чтобы на вас не давила гнетущая атмосфера офиса. Если все будут легко общаться и шутить, кто знает, может и работа будет в радость!
